メールマガジン Top Eye Vol.329

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福島会計事務所 メールマガジン Top Eye Vol.329

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◆ 今号の目次 ◆
【1】 「マイナンバ－制度－事業者側・税務編－」 所長代理 甲斐 昭彦

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【1】 「マイナンバ－制度－事業者側・税務編－」 所長代理 甲斐 昭彦

最近、上戸彩さんのＣＭでも話題になっている「マイナンバ－制度」｡
利用範囲が、税・社会保障・災害対策に対する事務に限定されている為、別名「社会保障・税番号制度」といいます。

マイナンバ－制度では、国民すべてと特定の外国人などに12桁の個人番号が、株式会社や国の機関、社団・財団法人、学校法人や宗教法人などには13桁の法人番号が割り当てられます。

今回は、マイナンバ－制度を事業者側からの視点で、どのような準備が必要なのかを大まかに見ていきます。

個人番号は、特定個人情報として保護措置が厳しく義務づけられています。

重ねて言いますが、利用範囲が税・社会保障等に限定されているため、この目的以外に使用することは出来ません。

今後のスケジュールとしては、平成27年10月1日以降、市区町村長から個人宛に、「通知カード」が送付され、マイナンバーが通知されます。
通知カードには氏名、住所、生年月日、性別なども記載されます。

その後、平成28年1月以降より通知カードとは別に「個人番号カード」が発行されます。
個人番号カードは、通知カードとともに送付される申請書に記入をして申請先へ郵送することで、平成28年1月以降、自治体窓口で交付を受けることができます。
ちなみに、個人番号カードの交付を受ける際には、通知カードを市区町村に返納しなければなりません。

ちょっと先のお話になりますが、今年の年末調整の際に提出して頂く、来年(平成28年)分の扶養控除等申告書の記入欄には、ご本人様及び扶養家族の個人番号をご記入頂く必要があります。

ここで注意して頂きたいことは、「給与所得の源泉徴収票の作成の為」という明確な理由があるため、事業者側は従業員へ書類の提出を求めることが出来るという点です。
もしも、提出を拒む従業員がいる場合には、法令で定められた義務であることを周知し、改めて提供を求めてください。

事業者側が社員からマイナンバ－を取得する際は、正しい番号であることの確認（番号確認）と、現に手続きを行っている者が番号の正しい持ち主であることの確認（身元確認）が必要となり、原則として、以下のいずれかの方法で確認する必要があります。

(1)個人番号カード（番号確認と身元確認）
(2)通知カード（番号確認）と運転免許証など（身元確認）
(3)個人番号の記載された住民票の写しなど（番号確認）と運転免許証など（身元確認）

この手順を踏んで、事業者側はやっと正しい個人番号を知ること（取得）となります。

一度取得した個人番号は、その従業員が退職するまで事業者側が管理し、退職後は責任をもって速やかにその情報を廃棄しなければなりません。

事業者側と書きましたが、当然、この個人番号を知り得る社内従業員の管理責任も問われます。

事業者側の責任として、安全管理措置、保管制限、利用制限、廃棄における制限・・・難しい言葉が並びますが、あらゆる場面で徹底管理することが求められています。
ガイドラインでは管理方法が具体的に示してあります。

それらを要約すると、取得の段階で本人確認が必要。
目的外で取得、使用は出来ない。
漏洩は問題外。
廃棄の際には削除、廃棄の徹底といったところでしょうか。

その為には、なるべく管理する側の人員の制限及び扱える範囲とパソコンなどを限定することが必要でしょう。

当面、皆様方には、給与と支払調書の提出対象者に関して個人番号が絡んできますので、その時には十分にご注意下さい。

もう一度言いますが、マイナンバーの利用用途は税・社会保障等に限定されていていますので、それ以外の目的で利用した場合や情報の保護措置に違反した場合には、懲役もしくは罰金刑が定められています。
例えば、マイナンバ－による自社従業員の管理は目的外の利用なので違反行為となります。

この他、具体的な対応について徐々に公表されてくると思いますので、今後情報が入りましたら順次お知らせしたいと思います。

所長代理 甲斐 昭彦
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■■ 編集後記
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いよいよＧＷが始まります。
今年は長い方だと12連休になるようです。
羨ましいです。

３月決算が絡んでくるため、我々会計事務所職員にとっては無縁なお話かもしれません。

天候も晴れの日が多いということですので、絶好のお出かけ日和となることでしょう。

今年のＧＷ、私は開通したばかりの北陸新幹線を使って久々に実家に帰ろうかと思っております。

みなさんも今年のＧＷを是非楽しんで下さいね。

宮元健志

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